En este artículo analizaremos las diferentes opciones que existen para armar y actualizar el catálogo de una tienda online.
Las plataformas ecommerce más utilizadas, como WordPress WooCommerce, Janis, Vtex, Prestashop, Shopify, Mercadolibre y Magento, permiten básicamente tres formas de cargar la información:
- a través de API/Web Services,
- utilizando planillas Excel/CSV,
- o manualmente uno a uno con un data entry.
¡Vamos!
Opciones, beneficios y desventajas de cargar catálogo en un ecommerce a través de diferentes funcionalidades
Cada opción tiene sus ventajas y desventajas, y es importante que conozcas cuál es la más adecuada para tu negocio.
Carga manual de catálogo en sistema ecommerce
La carga manual puede ser tediosa y lenta, pero puede ser útil si tienes un catálogo pequeño y cambias pocos productos.
También para carga de productos en particular, como plan de contingencia, correcciones de algunos puntuales, añadir características que no vengan por integración, etc.
En la carga manual de catálogo para la tienda online pueden cometerse errores involuntarios, ortográficos, mala catalogación, inconsistencias entre variantes o formatos de producto, error en precios o características, etc.
Además, la carga manual puede quedar diferente entre sistemas o formatos, entonces esto en la tienda online puede confundir a los usuarios.
Catalogación por Integración en un ecommerce: API o Webservice
Por otro lado, la carga por API, API Rest, SOAP o Webservice, que son diferentes formatos de integrar sistemas informáticos, puede ser la opción más rápida y eficiente si tienes un catálogo grande y cambias muchos productos con frecuencia.
Generalmente se desarrollan este tipo de integraciones entre los sistemas ERP y la tienda online, dejando así el sistema o plataforma ecommerce emparejado con lo que ya se tiene y se administra centralizado en la empresa.
Hay muchos módulos y plugins que conectan estas plataformas que mencionamos al comienzo con los ERP más usados. Sino, las APIs permiten «enchufar» dos sistemas, con una capa de integración sencilla, y dejarla funcionando en cuestión de semanas.
Un middleware o ETL (traductor entre sistemas) puede facilitar esto. Un consultor ecommerce o Project Manager podrá ayudarte en base a la planificación y experiencia a resolver este desafío.
En esta modalidad es importante planificar la sincronización entre sistemas de forma que se pueda realizar de manera frecuente, fluida. Los procesos transparentes para ambos sistemas requieren cierta inteligencia en la arquitectura de solución, así no se afecta la estabilidad, seguridad e integridad de los sistemas extremos.
Catalogar mediante planillas de Excel o CSV, masivamente
La carga por planillas Excel/CSV también es una opción práctica, especialmente si tienes un catálogo intermedio o en algunos casos se necesita complementar un gran catálogo.
Sin embargo, puede requerir cierto conocimiento técnico para armar las planillas correctamente y asegurarse de que se carguen los datos adecuados.
Es importante ser cuidadoso en el ordenamiento de columnas o encabezados. Que el personal que realiza esta tarea sea precavido en el formato, cuente con la debida revisión y/o formas de hacer backup, y también se analice cuándo es necesario o cuando ya es una oportunidad de mejora hacer una integración automatizada por API.
Las planillas suelen primero descargarse, sea de la misma plataforma ecommerce para ser manipulada o modificada, y luego subirse de nuevo así aplicar los cambios; y también puede ser para bajar de un sistema, manipularse, adaptarse, y subirse a otro.
Ideas y conclusiones para catalogar en la tienda ecommerce
Las planillas CSV o de Excel son una buena forma de completar de forma rápida cantidades masivas de catalogación en un ecommerce, actualizar muchos precios de una vez, etc. Pero no es práctico si se necesita hacer con frecuencia, varias veces a la semana o en el día, como sucede con el stock, o países con inflación que modifican sus precios regularmente.
En negocios pequeños y medianos también puede servir combinar una primera carga manual, producto por producto, y luego darle mantenimiento masivo por planilla. Tarde o temprano será una evaluación a realizar el costo de oportunidad de pasar de horas hombres a horas de desarrollo para integrar sistemas.
En resumen, cada opción tiene sus pros y contras y debes elegir la que mejor se adapte a tu negocio en términos de tiempo, recursos y necesidades específicas.